GIẢI PHÁP THÁO GỠ MÂU THUẪN GIỮA TEAM SALES VÀ MARKETING

Tranh chấp và xung đột giữa các bộ phận Sales và Marketing trong một doanh nghiệp là một vấn đề không còn xa lạ. Thậm chí, nó đã trở thành một hiện tượng thường xuyên, khiến cho sự hòa hợp giữa hai bộ phận này trở nên khó khăn. Vậy đâu là nguyên nhân và những biện pháp giải quyết như thế nào cho hiệu quả? Cùng tìm hiểu ngay nhé.

1. Tại sao sales và Marketing thường xuyên bất đồng quan điểm, đổ lỗi cho nhau?

Trong nhiều tổ chức, tình trạng Sales và Marketing không có tiếng nói chung, thường xuyên đổ lỗi cho nhau đã trở thành một vấn đề đáng lo ngại. Sự bất đồng quan điểm, đổ lỗi cho nhau gây ra tình trạng trì trệ trong hoạt động kinh doanh. Do đó việc xác định nguyên nhân nhằm thúc đẩy sự hòa hợp giữa Sales và Marketing là cần thiết để đảm bảo cùng hướng về mục tiêu chung cho sự phát triển về vững của doanh nghiệp.

Các nguyên nhân cơ bản khiến tình trạng đổ lỗi cho nhau diễn ra thường xuyên bao gồm:

• Mục tiêu khác nhau: Khi team Sales và Marketing hướng về mục tiêu khác nhau, thậm chí mỗi thành viên trong nhóm cũng có mục tiêu riêng có thể gây ra mâu thuẫn và hiểu lầm

• Thiếu sự hiểu biết về công việc của đối phương: Sales và Marketing trong một công ty mà hoạt động quá độc lập, không có sự trao đổi, kết nối qua lại sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ công việc. Đặc biệt, khi không hiểu rõ về công việc và trách nhiệm của người nhau, có thể dẫn đến sự thiếu hợp tác và tôn trọng

• Thiếu sự liên kết giữa chỉ tiêu và hoa hồng: Ai cũng mong muốn nhận được sự tán dương và khen thưởng khi đạt được chỉ tiêu. Chính vì vậy, nếu không có một hệ thống thưởng phạt rõ ràng, nhân viên sẽ không cảm thấy được khích lệ để đạt được mục tiêu, dễ nản chí và làm việc cho có lệ.

• Thiếu liên kết dữ liệu và phân tích đồng bộ: 2 bộ phận Sales và Marketing không có sự phối hợp trong việc thu thập và phân tích dữ liệu, khiến các chiến lược kinh doanh khó đạt được hiệu quả như mong muốn

• Thiếu kế hoạch chi tiết về chiến lược chung: Làm việc với nhau nhưng không có một kế hoạch chi tiết và rõ ràng, khiến cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân xoay về một hướng, không có tiếng nói chung. Điều này chính là ngòi lửa tạo ra xung đột trong mỗi tổ chức

• Thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc: Khi nhân viên không chịu trách nhiệm với công việc của mình, làm việc chống đối khiến hiệu suất của cả tập thể bị ảnh hưởng

• Văn hoá doanh nghiệp chưa rõ ràng, thiếu tính kỷ luật: Văn hoá doanh nghiệp không được xác định rõ ràng hoặc không được thực hiện đúng cách. Từ đó gây ra sự hỗn loạn và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc

 XEM THÊM: QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN KINH DOANH ĐỂ NHÂN SỰ SALES LUÔN CHỦ ĐỘNG, CAM KẾT BÁM ĐUỔI MỤC TIÊU

2. Giải pháp giải quyết cuộc chiến không biên giới giữa Marketing và Sales

Cuộc chiến giữa Marketing và Sales có thể tạo ra sự căng thẳng và ảnh hưởng đến hiệu suất của tổ chức. Để giải quyết cuộc chiến này, cần thực hiện những giải pháp dưới đây giúp Sales và Marketing  làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, tạo ra sự hòa hợp và đóng góp vào thành công của doanh nghiệp.

2.1. Thiết lập mục tiêu và KPIs chung giữa Sales và Marketing

Thiết lập mục tiêu và chỉ số hiệu suất chung (KPIs) giữa Sales và Marketing nhằm đảm bảo sự hòa hợp và đồng thuận giữa hai bộ phận quan trọng trong một tổ chức. Thiết lập KPI không chỉ giúp đảm bảo cả hai bên hướng đến cùng một kết quả cuối cùng mà còn giúp tránh xung đột không cần thiết về việc đánh giá hiệu suất.

• Trước hết, việc thiết lập mục tiêu và KPIs chung giữa Sales và Marketing giúp tạo ra sự hiểu biết và thống nhất về những gì quan trọng đối với toàn bộ doanh nghiệp. Cả hai bộ phận có thể tập trung vào những mục tiêu chung như tăng doanh số bán hàng, tăng số lượng leads, hoặc cải thiện tỷ lệ chuyển đổi từ leads sang khách hàng. Từ đó đặt ra một tầm nhìn rõ ràng về mục tiêu cho cả Sales và Marketing

• Thứ hai, đồng bộ chỉ số hiệu suất giúp đo lường và theo dõi tiến bộ một cách hiệu quả. Khi cả Sales và Marketing đánh giá hiệu suất dựa trên cùng một bộ chỉ số, họ có thể dễ dàng so sánh và phân tích dữ liệu để tìm ra các cơ hội cải thiện và điều chỉnh chiến lược nhanh chóng. Như vậy sẽ loại bỏ mọi mâu thuẫn trong việc đánh giá và định hình hiệu suất

• Cuối cùng, việc thiết lập mục tiêu và KPIs chung cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa Sales và Marketing. Khi cả hai bộ phận biết rằng họ chia sẻ cùng mục tiêu và cùng chỉ số để đánh giá hiệu suất, họ có xu hướng làm việc cùng nhau một cách chặt chẽ hơn. Giữa 2 bộ phận sẽ tạo ra một môi trường làm việc đồng đội, giúp tối ưu hóa sự tương tác và cộng tác để đạt được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp

Một ví dụ cụ thể về việc đồng bộ chỉ số giữa Sales và Marketing là khi cả hai bộ phận đều thống nhất rằng trung bình một dự án tiếp thị (marketing campaign) cần phải thực hiện ít nhất 10 cuộc gọi trước khi quyết định xếp khách hàng vào danh sách đen. Lý do đằng sau quyết định này là để đảm bảo không bỏ lỡ khách hàng. Gọi một vài lần không thành công có thể do khách hàng bận hoặc không nghe máy. Tuy nhiên việc thực hiện một loạt cuộc gọi giúp tăng cơ hội gặp khách hàng vào thời điểm phù hợp.

Thế nhưng, sẽ có một số thành viên trong bộ phận Sales lười gọi điện thoại và chỉ thực hiện 1 - 2 cuộc gọi trước khi đánh giá rằng khách hàng không quan tâm và bỏ cuộc. Điều này không chỉ làm mất khách hàng tiềm năng mà còn gây ra xung đột với bộ phận Marketing, vì họ có thể cảm thấy công sức tiếp thị của họ không được tận dụng hết.

Để giải quyết vấn đề này, Sales và Marketing có thể đồng thuận về quy trình cụ thể từ đó xác định khi nào một khách hàng nên được đưa vào danh sách đen và thúc đẩy việc gọi điện thoại một cách đều đặn để tối ưu hóa cơ hội tiếp thị. Điều này giúp đảm bảo rằng cả hai bộ phận làm việc cùng nhau một cách hòa hợp và hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

XEM THÊM: BẬT MÍ CÁCH XÂY DỰNG KPI CHO PHÒNG MARKETING HIỆU QUẢ

2.2. Xây dựng văn hoá doanh nghiệp tôn trọng, kỷ luật và giải quyết xung đột một cách xây dựng

Việc tôn trọng công việc của cả hai bộ phận và công bằng trong việc đánh giá đóng góp của Sales và Marketing là rất quan trọng. Trong trường hợp xảy ra xung đột, nên tiếp cận vấn đề một cách xây dựng thay vì tìm cách đổ lỗi cho nhau. Hãy tập trung vào việc cải thiện tình hình, học hỏi từ những sai sót để đảm bảo sự hòa hợp và sự phát triển bền vững.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một quá trình quan trọng để định hình những giá trị và quy tắc ảnh hưởng đến cách làm việc và tư duy của tất cả các thành viên trong tổ chức. Có 4 bước để xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ:

• Thành lập: Đầu tiên, lãnh đạo cần phải hiểu rõ mình và đưa ra những giá trị cốt lõi của tổ chức. Sau đó, họ phải thực hiện quá trình thành lập văn hóa doanh nghiệp này bằng cách đặt ra các nguyên tắc cơ bản và đảm bảo sự ổn định của ADN (Aptitude, Discipline, Norms - Khả năng, Kỷ luật và Quy tắc) để định hình văn hóa

• Gieo chiều sâu: Bước tiếp theo là xây dựng đội ngũ core team (tức là đội ngũ chủ chốt) có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và truyền bá văn hóa doanh nghiệp. Đào tạo, xây dựng truyền thông, chính sách, quy định, quản lý ngân sách và thời gian đều phải tuân thủ theo giá trị cốt lõi và mục tiêu văn hóa

• Phát triển theo chiều rộng: Bước này liên quan đến việc đảm bảo văn hóa doanh nghiệp được truyền đạt và thực hành trên toàn bộ tổ chức. Cần thiết lập ban văn hóa và truyền thông nội bộ để tiếp tục củng cố giá trị cốt lõi và chính sách của tổ chức. Cùng đó, cần xây dựng các chương trình, ngân sách, và trải nghiệm cho nhân viên để họ cảm nhận và tham gia vào văn hóa doanh nghiệp

• Chuẩn hóa khuôn mẫu: Cuối cùng, quá trình này tập trung vào việc tạo ra một khuôn mẫu chuẩn hóa về cách tổ chức tri thức và biết cái gì là hiệu quả. Điều này đồng nghĩa với việc tạo ra các hướng dẫn, quy trình và phương pháp làm việc dựa trên những kiến thức và kinh nghiệm tích lũy của doanh nghiệp

 XEM THÊM: CÁC CẤP ĐỘ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP MÀ CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO CẦN NẮM CHẮC

2.3. Giao tiếp, phản hồi và cải tiến liên tục

Giao tiếp, phản hồi và quá trình cải tiến liên tục đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hòa hợp giữa Sales và Marketing. Giao tiếp thường xuyên, lắng nghe và đánh giá cùng nhau cũng như sẵn sàng thay đổi và cải tiến, đó là cách để Sales và Marketing duy trì sự hòa hợp và thành công.

• Giao tiếp hiệu quả: Để tránh sự hiểu lầm và xung đột, Sales và Marketing cần thiết lập một luồng thông tin liên tục. Bao gồm việc tổ chức các cuộc họp định kỳ để chia sẻ thông tin về chiến dịch, tình hình thị trường và phản hồi từ khách hàng. Bằng cách duy trì một kênh giao tiếp mở cửa, có thể đảm bảo rằng mọi người đang làm việc với cùng một thông tin và mục tiêu

• Xem xét và cải tiến: Sales và Marketing nên cùng nhau xem xét các chiến dịch và chiến lược để tìm cách cải thiện. Phản hồi liên tục từ cả hai bên có thể là nguồn cảm hứng để tối ưu hóa hoạt động và thích nghi với thay đổi trong thị trường. Quá trình này không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn đảm bảo rằng cả Sales và Marketing đang hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp

2.4. Chia sẻ các dữ liệu và thông tin

Bằng cách thúc đẩy việc chia sẻ thông tin, Sales và Marketing có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả hơn, tối ưu hóa quy trình tiếp thị và bán hàng. Đồng thời đảm bảo rằng cả 2 bộ phận đang làm việc đồng thuận để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

• Marketing cung cấp thông tin chi tiết về leads và khách hàng tiềm năng cho Sales: Marketing nên cung cấp Sales những thông tin quan trọng về leads và khách hàng tiềm năng, bao gồm thông tin về họ, hành vi trên trang web, tương tác với nội dung tiếp thị và các yếu tố quyết định mua hàng. Điều này giúp Sales hiểu rõ hơn về mục tiêu của họ và tạo ra cơ hội tốt hơn để tiếp cận và tương tác với khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả

• Sales chia sẻ thông tin về phản hồi từ khách hàng: Sales cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin từ phản hồi của khách hàng trực tiếp cho Marketing. Những phản hồi này có thể bao gồm ý kiến, ý muốn, và các thông tin hữu ích khác về cách khách hàng tương tác với sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. Marketing có thể sử dụng thông tin này để điều chỉnh chiến dịch tiếp thị, tạo ra nội dung phù hợp hơn và cải thiện trải nghiệm của khách hàng

2.5. Tạo quy trình chuyển giao tốt

Tạo một quy trình chuyển giao dữ liệu từ Marketing cho Sales là một bước quan trọng để đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị mất hoặc nhầm lẫn trong quá trình này. Cụ thể để xây dựng một quy trình chuyển giao tốt sẽ bao gồm các bước như sau:

• Xác định thông tin quan trọng: Đầu tiên, Marketing và Sales cần xác định những thông tin quan trọng cần phải được chuyển giao từ Marketing cho Sales. Bao gồm danh sách, thông tin cá nhân, lịch sử tương tác và bất kỳ thông tin nào có thể ảnh hưởng đến quá trình bán hàng

• Xây dựng quy trình cụ thể: Sau khi xác định được thông tin cần chuyển giao, hãy xây dựng một quy trình cụ thể để thực hiện việc này. Quy trình này nên mô tả rõ ràng các bước cần thiết, người chịu trách nhiệm cho từng bước và thời gian cụ thể cho mỗi giai đoạn

• Sử dụng công cụ và hệ thống hỗ trợ: Sử dụng các công cụ và hệ thống hỗ trợ để tự động hóa quy trình chuyển giao dữ liệu. Như vậy sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và tối ưu hóa hiệu suất

• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan đến quy trình chuyển giao được đào tạo về cách thực hiện nó đúng cách 

• Kiểm tra và đánh giá: Thường xuyên kiểm tra và đánh giá quy trình chuyển giao để đảm bảo tính hiệu quả và khắc phục bất kỳ vấn đề nào một cách nhanh chóng

• Liên tục cải tiến: Dựa trên kết quả kiểm tra và đánh giá, hãy thực hiện các điều chỉnh và cải tiến để quy trình chuyển giao trở nên ngày càng tốt hơn

2.6. Sử dụng công cụ và hệ thống chung

Sử dụng các công cụ và hệ thống CRM (Customer Relationship Management) chung là một cách hiệu quả để đảm bảo sự hòa hợp giữa Sales và Marketing. Nó giúp cả hai bộ phận làm việc dựa trên cùng một cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi tương tác, tạo cơ hội hợp tác và tối ưu hóa quy trình làm việc để đạt được mục tiêu kinh doanh.

• Dữ liệu đồng bộ: Sử dụng một hệ thống CRM chung giúp đảm bảo rằng cả Sales và Marketing đang làm việc dựa trên cùng một dữ liệu cơ sở khách hàng. Điều này loại bỏ sự mất thông tin và sự không rõ ràng trong quản lý dữ liệu, đồng thời tạo ra sự thống nhất trong việc nắm bắt thông tin về khách hàng

• Theo dõi tương tác khách hàng: Hệ thống CRM cho phép cả hai bộ phận theo dõi tương tác của khách hàng với tổ chức từ đầu đến cuối. Marketing có thể xem xét hành vi trực tuyến của leads và khách hàng tiềm năng, trong khi Sales có thể ghi lại các cuộc gọi, cuộc họp, và giao dịch thực tế. Điều này giúp cả hai bộ phận hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng

• Tạo cơ hội hợp tác: Hệ thống CRM chung cung cấp một nền tảng để Sales và Marketing cùng làm việc trên các thông tin về leads và khách hàng. Họ có thể chia sẻ thông tin, đặt mục tiêu, và theo dõi tiến trình một cách dễ dàng, tạo ra một môi trường làm việc đồng đội và tập trung vào mục tiêu chung

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Công cụ CRM chung giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của cả Sales và Marketing. Từ việc tự động hóa quá trình chuyển leads từ Marketing cho Sales đến việc theo dõi hiệu suất chi tiết, hệ thống CRM giúp cải thiện hiệu quả và tiết kiệm thời gian

 XEM THÊM: HỆ THỐNG CRM LÀ GÌ? QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CRM CHUYÊN NGHIỆP

2.7. Hợp tác trong việc tạo nội dung

Bằng cách hợp tác trong việc tạo nội dung, Sales và Marketing có thể tạo ra những tài liệu giá trị và thu hút khách hàng. Đồng thời đảm bảo rằng nó phản ánh đúng nhu cầu và quan tâm của khách hàng. Sales có thể cung cấp thông tin từ trường (field insights) về những gì khách hàng thực sự quan tâm, những câu hỏi phổ biến mà họ thường nhận được, và những khía cạnh quan trọng về sản phẩm hoặc dịch vụ. Marketing có thể sử dụng thông tin này để tạo nội dung phù hợp và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Ngoài ra, Sales và Marketing có thể hợp tác trong việc viết và chỉnh sửa nội dung. Sales có thể đóng góp vào việc tạo ra tiêu đề hấp dẫn, ví dụ thực tế và trải nghiệm của họ với khách hàng. Marketing có thể đảm nhiệm phần kỹ thuật viết và sắp xếp nội dung một cách chuyên nghiệp.

3. Kết luận

Cuộc chiến và xung đột giữa Sales và Marketing có thể tạo ra rào cản cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, giải pháp hiệu quả cho vấn đề này là xây dựng sự hòa hợp và hợp tác giữa hai bộ phận. Bằng cách thiết lập mục tiêu và chỉ số hiệu suất chung, duy trì giao tiếp và phản hồi thường xuyên, chia sẻ thông tin và dữ liệu. Bên cạnh đó sử dụng công cụ và hệ thống chung và hợp tác trong việc tạo nội dung giá trị, doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường làm việc đồng đội và tập trung vào mục tiêu kinh doanh chung. 

Sự hòa hợp giữa Sales và Marketing không chỉ giúp tránh tranh chấp và đổ lỗi mà còn đóng góp vào sự thành công bền vững của tổ chức. Do đó, hãy lưu lại những giải pháp chi tiết để quá trình làm việc giữa 2 bộ phận được hiệu quả hơn nhé.